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DIVI 1 / 2020, Seite 22, Wissenschaft

Andreas Fichtner1, Jens Hoyer1

Vollständige Digitalisierung einer Zentralen Notaufnahme – Herausforderungen, Umsetzung und Ergebnisse

Complete digitalization of an emergency department – pitfalls, realization, results

Zusammenfassung
Hintergrund: Die Dokumentation in der Notaufnahme eines überregionalen Schwerpunktversorgers erfolgte bis Mitte 2018 uneinheitlich auf 50 verschiedenen Vordrucken mit notwendigen Mehrfachdokumentationen und Effizienz- sowie Qualitätsverlusten. Zielsetzung war eine deutliche Verbesserung durch Umstellung auf einheitliche und vollständig integrierte digitale Dokumentation. Mehrere kommerzielle Anbieter sind etabliert, Notaufnahmemanagementsoftware wird jedoch in vielen Kliniken noch nicht oder lediglich als Stand-Alone-Lösung eingesetzt, ohne Anbindung von Medizintechnik, Abrechnung, Bettenplanung, Radiologie etc. Ziel unserer Klinik war die Vollintegration aller Schnittstellen, die automatische Erfassung oder höchstens einmalige Eingabe jeder Behandlungsinformation und die Abrechnungsautomatisierung.
Methoden: Parallel zur Anschaffung der Software erfolgte die Entwicklung eines Leistungs- und Anforderungskatalogs zur Umprogrammierung und Erweiterung, Installation von Schnittstellen zum EKG, zu den Vitalmonitoren, der Laborsoftware, der POCT-Geräte, der Radiologie und den Ultraschallgeräten, zum Medikamentenplan und elektronischen Aufklärungsvorlagen sowie zur Fotointegration. Weiterhin sollte die Dauermedikation auf eine Apotheken-Hausliste umgestellt sowie eine teilautomatisierte Abrechnung integriert werden. Alle Informationen sollten nebst Zeit- und Maßnahmenprotokoll im KIS abgespeichert werden.
Ergebnisse und Umsetzung: Das Projekt war mit zahlreichen Prozessänderungen vergesellschaftet. Nach Lösung aller Schnittstellenprobleme und 9-monatiger Vorbereitung wurde im November 2018 die Dokumentation zum Stichtag vollständig umgestellt. Inzwischen können wir alle Behandlungs- und Triagedaten nachweisen, generieren dadurch Rechtssicherheit und vermeiden Doppeldokumentationen. Weiterhin haben wir vollständigen Überblick über alle Patienten, deren Behandlungspriorität und -fortschritt sowie über freie Behandlungsplätze. Betten werden elektronisch und ohne Telefonate angefordert und viele Scoring- und Vitaldatenübernahmen laufen automatisiert. Der elektronische Medikationsplan kann eingescannt und unkompliziert an die Hausliste angepasst werden. Labordaten werden nach Fertigstellung angezeigt und Medizintechnik wie EKG, Ultraschall und Radiologie sind angebunden und lassen Aufrufe und Integration von Bilddaten per Knopfdruck zu. Diese Verbesserungen machen sich auch in unserer Außenwirkung bemerkbar. Wir können die Behandlungsraumbelegung effizienter steuern, die Wartenden transparenter informieren und konnten unsere Weiterempfehlungsbereitschaft nach Einführung um 24 % steigern. Dabei haben wir keine Veränderung am pflegerischen Stellenschlüssel vorgenommen. Zusätzlich wird das Betriebsergebnis unserer Notaufnahme bei ambulanten Patienten um 70.000 Euro/Jahr gesteigert, weiterhin entstehen positive Abrechnungseffekte bei stationären Patienten.
Fazit: Ein vollintegriertes digitales Notaufnahmemanagementsystem kann zur Erhöhung der Behandlungs- und Dokumentationsqualität bei Reduktion von Mehrfachdokumentationen führen und das Betriebsergebnis steigern. Die hier dargestellte Lösung ist auf andere Kliniken transferierbar.
Background: The treatment documentation in an emergency department of a 370 bed German hospital was paperbound using approximately 50 different preprints until mid 2018. This caused multiple documentation of identical information with consecutive loss of quality (due to limited acceptance) and efficiency. Through complete and standardized digitalization using an adapted Electronic Health Record System (EHR), we aimed on significant improvements. Different software solutions are commercially available, however, many hospitals utilize EHR software as stand-alone solution only, without integration of medical machinery, radiology or lab software, hospital bed dispatching or finance/billing. We aimed on complete digitalization with full integration and automatic input of most patient and vital information.
Methods: With software purchase, we raised our demands of all requested connectivity for program extension and installation of connections to ECG, vital monitors, lab software, POCT machines, radiology, ultrasound machines, patients medication chart integration, electronic informed consent templates and foto integration. Further, we aimed on exchange of patient medication to our hospital list of available medicines and semi-automatic integration of billing information. All collected information shall be archived in a protocol of all measures as PDF-file in the hospitals medical information system.
Results/Realization: The project led to multiple changes in the patient treatment process and thus required substantial team guidance. After a 9-month preparation period, the fully digitalized documentation was implemented in 1 day rather than step by step for avoiding parallel usage of previous documentation and treatment processes. We are now able to proof all triage and treatment data, thus substantially adding legal safety, avoid double documentation and always have complete overview on all patients, their treatment priority and progress. We can identify free treatment spaces in an electronic ED overview, we avoid phone calls through electronic bed dispatching and can derive abundant data automatically or semi-automatically, such as geriatric and other scoring, vital monitor data, lab results, etc. Further, we are able to scan patient medication charts and adapt to pharmacy house list and easily access clinical engineering results such as ultrasound and radiology frames. The cameras of the documentation laptops ensure easy foto integration of wounds or injuries and finally, we are able to improve our billing information in a semi-automatic way. This leads to increased ED charges of about 70.000 EUR per year from outpatients only and a further increase of inpatient charges through avoiding refusal from insurers.
Conclusion: These improvements influence our patients feedback significantly, we receive 24 % better ratings and offer more transparency regarding waiting area information, although we did not change our staff quantity or quality. Further, we improved the financial result of our emergency department. The solution described is transferrable to other hospital settings.

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Ausgabe 1 / 2020
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